Veel ondernemers hebben een haat-liefde verhouding met hun financiële administratie. Het is gewoon niet hun ding, ze hebben er het geduld niet voor en het voelt vaak overbodig en bureaucratisch.
En toch is ook voor die ondernemer de juiste financiële administratie key!
Intuïtie
Ras-ondernemers zijn altijd bezig met nieuwe ideeën en groei. Vaak kennen ze haast intuïtief perfect de financiële parameters waar hun business om draait. Ze weten precies hoe het met hun business gaat én waarom het gaat zoals het gaat. Waar een ander soms urenlang moet puzzelen kan die ondernemer in een ogenblik ingrijpende besluiten nemen. Op zo’n moment komt in het koppie alle kennis en ervaring samen en wordt met lef en ambitie een besluit genomen. Prachtig om te zien en super waardevol voor een bedrijf om zo’n ondernemer aan het roer te hebben.
Als je eens wat verder doorpraat met zo’n ondernemer gaat het vaak maar om een paar eenvoudige getalletjes die aan de basis liggen van een besluit. Dít zijn de echte kpi’s (kritieke prestatie indicatoren) waar de business om draait! Geen ellenlange lijsten, maar een behapbaar setje met enkele kengetallen. En dan blijkt die financiële administratie opeens zo gek nog niet. Die paar cruciale kengetallen blijken haarscherp in beeld; vaak zelfs op dag basis! Je kunt de ondernemer midden in de nacht wakker maken en hij zal ze feilloos kunnen noemen.
Groei
De problemen ontstaan bij verdere groei van de onderneming. De business wordt complexer. Het aantal medewerkers groeit. De belangen nemen toe. Nieuwe stakeholders doen hun intrede en hebben een andere informatiebehoefte. Processen worden gestandaardiseerd en IT-systemen vernieuwd. En, last but not least, de ondernemer kan niet meer zelf betrokken zijn bij alle beslissingen. Voor dat je het weet wordt de financiële administratie een gedrocht en een compromis van de informatiewensen van al die personen en partijen.
Natuurlijk moet de financiële administratie geprofessionaliseerd worden bij groei van de onderneming. En natuurlijk hebben stakeholders recht op de informatie die zij nodig hebben voor hun organisatie. Maar verlies hierbij nooit de boekhoudles van de ondernemer uit het oog. Wat zijn die paar kengetallen waar het ook al weer echt om draaide in de business? Zijn die feilloos en actueel uit de administratie te halen? Kent iedereen ze? En worden die paar kengetallen door elke leidinggevende in de organisatie daadwerkelijk gebruikt als basis voor hun besluiten? De juiste drive in de organisatie betekent: met z’n allen continu proberen beter te scoren op die kengetallen.
Een goede financiële administratie is niet bureaucratisch. Maar een efficiënt systeem waar alleen relevante data in gaat. En iedereen precies die informatie er uit krijgt die van belang is voor de eigen rol of functie. Tijdig en actueel. Niet meer en niet minder!